現場発信のRPA活用がどんどん社内に広がっています

山田　正行　課長（左）　RPA導入プロジェクト責任者
奥村　 彩　さん　（右）　RPA導入プロジェクト企画・実行担当者

SCSK株式会社　中部プラットソリューション事業本部は、中部地域における製造業向けのデザイン、設計、解析、生産技術などに関するソフトウェアの販売、関連サービスの提供、それを支える基盤構築（インフラ）すべてをワンストップで対応している重要な拠点だ。

増える一方の業務に対し、自ら課題意識を持ち、現場が考えた業務効率化の方法は、RPAによる業務の自動化だった。

WinActorで自動化した業務

奥村　販売したソフトウェアのライセンス更新業務に使っています。メーカーから更新対象の契約情報がPDFデータで日々届きます。当社では保守管理システムを独自に作り契約情報を管理しているのですが、この照合作業をWinActorで自動化しました。照合の結果、差異が無ければお客様向けの見積書を作成します。

奥村　他にも、毎月メーカーから届く1ヶ月分の契約更新情報エクセルと、保守管理システムから出力した契約一覧エクセルとの突合も同じく自動化しました。契約更新は1件でも抜けがあるとお客様に多大なるご迷惑をおかけしてしまいます。抜けがないかの確認は非常に重要で、かなり気を配っています。

3時間の作業がわずか15秒に

奥村　特に効果があったのは、1か月に1回のエクセルデータ突合です。業務を自動化したロボットを動かしてみて感じたのは、思った通り早いということでした。思った以上にと言った方が良いかもしれません。周りの人たちもそれまでロボットを見たことがない人ばかりでしたが、誰もがその速さに驚きます。およそ3時間かけていた作業が15秒で終わったときには楽になった！と実感しました。

RPA導入のきっかけ

奥村　私たちは初めからRPAの導入を検討していたわけでは決してありませんでした。あくまでも業務効率化の実現を目指していくなかで、RPAを活用すれば実現できるだろうという判断に至ったのです。

山田　もちろんRPAは一大ムーブメントを引き起こしており、当然その動向はウォッチしていました。効率化のひとつの方法としてRPAで業務を自動化する、という手段を思いついたのは、そうした背景があったのも事実です。

WinActor採用の決め手

山田　デスクトップ型であること、スモールスタートできること、この2点を満たしていることを重要視しました。

山田　WinActorを選んだのは、当社が代理店として取扱っていたこともありますが、ホームページで紹介されていた、WinActorの機能や活用シーン、導入事例といった情報がわかりやすく具体的にイメージすることができたからです。RPAのなかでも安価であったことも良かった点ですね。

奥村　現場サイドもWinActorを導入し間違いありませんでした。思った通りの動きをしています。売り文句通りの簡単さ、手軽さを実感しています。

技術支援サービスがあるという安心感

奥村　ツールのクセみたいなものは使っているうちに色々でてきました。その都度クセに応じた対応、判断が必要になるのは少し大変です。やりたかった処理の実装が難しく、諦めたものもあります。

山田　これはどのツールにも言えることなので大きな問題とは捉えていません。ただ、やはり素人がクセを考慮しながら工夫をして実装するのは難しいです。その点、SCSKグループの技術支援サービスに頼りました。簡単であることに間違いありませんが、それでも使いこなすにはまだハードルが高いと感じます。

社内で広がりを見せるRPA活用

山田　2018年の春に本部内でこの取組み成果を発表したことがきっかけでした。実際に15秒で終わるEXCELデータの突合処理も動画で流しました。

山田　発表のあと、あるエンジニアが奥村に声を掛けてきたそうです。彼はちょうどRPAがどういうものかを触ってみたかったようで、協力を申し出てくれたのです。奥村はスキマ時間を活用し、更に2つの自動化ロボットをそのエンジニアと作成しました。

山田　今では噂を聞きつけ、WinActorを使用し、新たな自動化ロボットを作りたいという相談がいくつかきています。導入してまだ4か月足らずですが、すでに広がりを見せています。

RPA導入に対する会社の反応とは

山田　私たち現場主導によるRPA導入の発案は社内でも前例がないことでしたが、本部長からは好意的な評価をいただけ、組織として非常に強く後押ししてくれました。

山田　組織のバックアップのもと、私たちは特別予算を確保し、WinActorの購入からロボットの作成までを2か月間でやり切りました。奥村には大変だったろうと思いますが、思った通りの効果を出すことができ頑張った甲斐があったと皆で称え合いました。頑張ってくれた奥村には感謝しています。

RPA導入担当者の実感

奥村　今回、周りの皆さんにWinActorで自動化した状況を実際に見てもらい、知ってもらうことができました。それぞれが自動化する業務は違うにしろ、業務時間が短縮できて、間違いも無くせるので、色々なところで導入されれば良いなと思います。負担は確実に軽減されると考えています。

RPAを導入したことの成果

山田　マネージャーの立場としては、会社の中期経営改革の中の「業務クオリティの向上」「業務効率の向上」の2点に少なからず貢献できたこと、また「人材育成」という点でも非常に良かったと考えています。

山田　初回導入以降、奥村が自発的に2つの自動化ロボットを追加で企画し、作成していることを私は当初知りませんでした。知った時には嬉しかったです。RPAが現場主導だと言われているのはこういうことかと実感した瞬間でした。

山田　一部の部署の一部の業務でRPAを使っているだけの現状では、本当の業務効率化を達成したとは言えません。RPAを今後どのように活用していくのか、引続き検討は続けていきます。もちろん、その中心にはWinActorがあります。

奥村　引続き、WinActorの機能強化、バージョンアップにも期待しています。

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