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BRMSでココが変わる!
導入事例

社  名株式会社オリコフォレントインシュア
対  象不動産口座の管理


お客様の課題

  賃貸住宅の入居者ごとに異なる「代位弁済支払口座」の管理が煩雑
  手作業による対応を排除し、担当者の負荷を軽減したい
  不動産管理事業特有の繁忙期に発生する膨大な業務負荷を解消したい


課題解決の成果

  月間200時間以上の作業を削減できた
  登録業務の自動化により、担当者の精神的ストレスを軽減
  ルール設定の自社運用による活用レベルの向上が実現


導入ソリューション

  InnoRules

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背景・課題

手作業で行われてきた口座管理の負荷軽減を目指し
BRMS(ビジネスルールマネジメントシステム)の導入を決断

 一般的に、賃貸住宅を借りる際には連帯保証人を用意することが必須となるが、少子高齢化や核家族化、グローバル化などが進み、社会が大きく変化している現代においては、保証人探しに苦労するケースが増えている。こうしたときに頼りになるのが、賃貸保証サービスだ。オリコフォレントインシュアは、オリコカードでおなじみのオリエントコーポレーショングループの一員として、連帯保証人が見つからない入居者のために、その責務を代行する賃貸保証サービスを提供している。

 連帯保証人を代行している以上は、入居者が不動産・管理会社やオーナーに対して家賃を払えなくなった場合、同社が代わって家賃を支払うことになる。このことを「代位弁済」といい、案件(契約不動産物件)ごとに弁済保証金額を振り込む口座を「代位弁済支払口座」と呼ぶ。

 数多くの連帯保証人を請け負っている同社では、当然ながら代位弁済の管理業務も大量に発生する。しかも、入居者によって家賃保証のルールが異なっているため、その業務は複雑だ。以前の同社ではこれらをすべてExcelで管理しており、管理部門の担当者5~6人が1カ月フルタイム、付きっきりで業務を行っていた。特に新年度を控えた1月から3月、企業の人事異動が集中する9月、10月などの繁忙期になると、人の移動や物件の入れ替えが増えるため、これに合わせて家賃支払ができない入居者も急増。担当者の業務負荷は膨大なものになっていたという。

 それまで同社は家賃保証の条件に合わせ、一定の口座振り分けルールを設けて口座を管理していたが、そろそろ限界が近づいてきた。そこで、あらかじめ設定したビジネスルールに応じて業務ロジックを自動的に判断するBRMS(ビジネスルールマネジメントシステム)の導入を決断したのである。


解決策と効果

ルール条件の設定や振り分けの自動化により
口座管理にかかる作業を月間200時間以上削減

 複数のBRMS製品を比較・検討した中から、オリコフォレントインシュアはInnoRules社の「Inno Rules(イノルールズ)」を、SCSK経由で導入した。しかし、そこにたどり着くまでには紆余曲折があったという。

 BRMS製品を一から探した同社は、SCSKが複数製品の販売代理店を務めていることを知り、2018年夏に問い合わせ。検討を重ねるうち、とある製品をSCSKから紹介された。これが求める要件にフィットしていたため、2018年12月に代位弁済の一連の振り分けルールを実装するPoCを実施。性能面、運用面で良好な結果を得ることができた。そこで正式に採用を決定し導入の準備を始めたものの、このタイミングで開発ベンダがサポートの終了を表明し、プロジェクトが暗礁に乗り上げてしまったのである。

 これを受けて同社とSCSKは急きょ代替案を検討。最終的に採用を決めたのがInnoRulesだった。InnoRulesはMicrosoft Officeのようにわかりやすいユーザーインターフェースが特徴で、ITスキルに自信がない人であっても、直感的にビジネスルールの作成・運用ができる。また、合計8種類のルールテンプレートを持ち、これらを使い分けることで特性に合ったルールを記述することが可能だ。さらに、キャッシュメモリ方式を採用し、レスポンスを高速化しており、高い処理速度が維持できる。こうした機能面に加え、既存の運用ルールの移植が簡単であったことと、ライセンスコストが安価であったことなどが採用の決め手になったという。

 InnoRulesの導入は2019年11月にスタート、12月末に完了した。これと並行して同社が主体となって設定したルールを実行するためのアプリケーション開発を進め、2月ごろからInno Rulesによる代位弁済支払口座の振り分けを開始した。さらに請求データをチェックするという別業務も追加で開発し、InnoRulesの活用が促進されることとなった。

 InnoRulesの導入時にはSCSKが全面的な支援を行っており、簡単に操作できるよう画面設計のアドバイスをしたり、導入後に運用がしやすくなるよう工夫したりしている。たとえば、SCSKが独自に環境構築手順書を作成し、それを同社に引き継ぐことで、リリース後は手順書を見ながら自身で設定変更を実施できているのも、その一例だ。

 また、InnoRulesは機能が豊富だけに、使いこなすまでには多少の慣れが必要となる。そこで、担当者がInnoRulesの運用イメージや操作感を理解し、導入後からすぐに活用ができるよう、SCSKがユーザーを対象に徹底した操作教育を実施。マンツーマンによる引き継ぎを行っている。

 さらに、代位弁済のルール適用完了後、同社が主体でアプリケーションを開発した際には、Inno Rules社とSCSKの3社でディスカッションを重ねることで、InnoRulesの効果的な活用方法を検討している。

 現在、InnoRulesは同社のシステム部門と代位弁済の業務部門の担当者、合計3名が利用している。ルールの実装後は同社自身で運用を行っているが、可読性が高く、実際の業務用語でルールを作成しているため、簡単に仕様変更などの対応ができ、負荷も少ないという。

 InnoRulesの導入後、ルール条件の設定や振り分けの実行が自動化されたことで、代位弁済支払口座の管理における登録業務の作業は、月間200時間以上削減することができた。特に1つのミスが大きなトラブルに発展する出金口座の登録業務において、約8割の自動化が実現したことは、担当者の精神的ストレスを大きく軽減している。



今後の展望

BRMSの適用範囲と利用者を拡大し
基幹システムや他のアプリケーションとの連携へ

 オリコフォレントインシュアでは今後、BRMSの適用範囲を広げるとともに、利用者の拡大も視野に入れている。特に、基幹システムと連携する開発工数が確保できれば、請求金額の登録などの業務にも利用できる可能性が高いという。BRMSのルール設定との連携が必要なアプリケーション開発については、InnoRulesの多彩な連携方法、例えばExcel上から自動的にルールを設定する機能などを活用しながら、効率化を進めていく考えだ。

 導入を支援したSCSKに対しては、PoCの実施時や開発時、限られた時間の中で適切なアドバイスを行ってくれたことを高く評価。特に、複数のBRMS製品の本番環境を直接確認することで、製品の突然のサポート終了という一大トラブルにも、迅速に対応してくれた点には大きく感謝しているという。

 代位弁済支払口座の管理業務で、BRMS製品のメリットを実感したオリコフォレントインシュア。今後も活用のノウハウを蓄積しながら、業務の効率化を積極的に進めていくことだろう。


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