Box上の新着ファイルを定期検出し、業務システムへ自動連携

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HULFT SquareとBoxで実現する、データ自動連携

HULFT Squareはboxのエコソリューションとして認定されています。
今回はエコソリューションに認定されている親和性の高いboxとの連携事例について紹介します。

背景

営業部門では、顧客からの注文書をBoxにアップロードしてもらっているが、以下の課題があった：

  • 新着ファイルの確認が手動で非効率
  • 注文情報の社内システムへの転記作業が煩雑
  • ファイル名のルールが統一されておらず、検索性が低い

解決策：HULFT Squareによるスケジュール連携フロー

  1. Boxフォルダの定期スキャン
    • HULFT Squareのスケジュールジョブ機能を使い、10分ごとにBoxの「注文書アップロード」フォルダをスキャン
    • 新規ファイル（アップロード日時が前回実行以降のもの）を検出
  2. ファイル名・内容の解析
    • ファイル名から「顧客名_注文番号_日付」などの情報を抽出
  3. 業務システムへの登録
    • 取得したデータをもとに、販売管理システムやERPに注文情報を自動登録
    • 登録完了後、別フォルダへ移動
  4. 通知
    • 担当営業や管理者に処理完了の通知メールを自動送信

効果

項目 Before After
注文書確認までの時間 平均1日 10分以内に検出・処理開始
手動入力作業 1件当たり15分 自動化により０
処理ミス 月数件発生 自動化により０
顧客対応スピード 遅延あり 即時対応可能

技術ポイント

  • Box API連携：HULFT SquareのBoxコネクターを使用し、ファイル一覧取得・ダウンロード・移動を実行
  • スケジュール実行：ファイルトリガーの代替として、定期的なポーリングで新着ファイルを検出
  • データ抽出：ファイル名の正規表現解析
  • 他システム連携：ERPや販売管理システムとのAPI連携でデータ登録を自動化

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