ファイルサーバとして Dropbox 使ってみた
SCSKでは、Dropboxをファイルサーバとして利用しています。その効果などを事例としてご紹介します。
■背景・課題
一般的に、オンプレファイルサーバにおける課題はハードウェアのメンテナンス、ディスク容量不足への対応、日々のバックアップを含む運用、コスト管理などがあげられ、弊社においても似たような課題がありました。
そこで弊社では、以下のような利用者の要望に応えるためクラウドストレージの利用を検討しました。
- 使いたいときに使える
- 必要なだけ、どんどん保存ができる
- 利用料金を気にせず使える
■社内外との共有
- Xxx 箇条書き
■移行において考慮・工夫したこと
弊社では、Dropboxのチームフォルダを組織単位やプロジェクト単位で作成し、ファイルの保存・共有を行っています。
ファイルの共有方法、対象に関しては以下の表のとおりです。
| 機能 | 社内共有 | 社外共有 | 補足説明 | ユースケース |
|---|---|---|---|---|
| 共有フォルダ | 〇 | 〇 | 社外との共有はSmartdbxで申請。 共有相手にもDropboxアカウントが必要。（取引先は無料版でOK） |
プロジェクトにおけるお客様とのファイル共有（長期的なファイル共有） 社内組織内でのファイル共有 |
| 共有リンク | 〇 | △ | SCSKのテナント設定により社外（SCSKのテナントに登録していない人）とは不可。 社外共有フォルダ上のファイルなら可能。 |
|
| ファイルリクエスト | 〇 | 〇 | お客様からの資料などの受領 | |
| Transfer | 〇 | △ | お客様への資料、提案書、見積書などの送付（一時的なファイル共有） | |
| プレビューとコメント | 〇 | △ | 社外共有フォルダ上のファイルなら可能。 | プレビューを活用した作成資料チェック |
| Paper | 〇 | △ | 社外共有フォルダ上のPaparなら可能。 | 会議議事録の保管、ToDo/タスクの進捗管理 |
■Dropboxをファイルサーバとして利用した効果
1
容量制限からの解放
2
ファイルを探す時間の短縮
3
手動バージョン管理からの解放
4
PCのバックップ
- 1.容量制限からの解放
ストレージ容量不足に伴う、様々な業務が不要に！ 日々のバックアップ運用も不要に！ - 2.ファイルを探す時間の短縮
全文検索が可能！
最近開いたファイルや利用頻度が高いファイルを表示！ - 3.手動バージョン管理からの解放
バックアップ目的でファイルのコピーを保存しておく必要なし！ - 4.PCのバックアップ
PCのリプレイスや故障時の対応が楽に！
■Dropbox Paperを活用した効果
1
情報の集約
2
リアルタイムコラボレーション
3
コミュニケーションの相乗効果
4
業務効率化の実現
- 1.情報の集約
資料、議論した内容、ToDoリストなどPaperに集約！ - 2.リアルタイムコラボレーション
特定の担当者にメンションや、招待しているメンバー全員にメッセージをPaperから通知可能！
複数人での同時編集可能！ - 3.コミュニケーションの相乗効果
会議のアジェンダを共有すると、メンバー間で事前ブレストが始まる！ - 4.業務効率化の実現
Paper上で会議や、レビューを行うと、同時に集まる必要がない！
Paperの効果について詳細こちらをご参照ください。
Wikiライクに情報公開 Dropbox Paper ～前編～ – TechHarmony (usize-tech.com)
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