利便性とセキュリティ強度の高い脱PPAP用サービスへの移行を検討

　国内有数の総合不動産デベロッパーである三菱地所は、丸の内に代表されるオフィスや商業施設、ホテルや物流施設の開発・賃貸・運営管理、住宅の開発・分譲、さらには設計監理や不動産仲介、海外事業、投資マネジメント事業など多岐にわたって展開している。

　三菱地所は2019年よりデジタルトランスフォーメーション（DX）の取り組みを本格化させ、本社内にDX 推進部を設置している。

　DX推進部は、「攻めのIT」と「守りのIT」が一体となった組織として機能しており、近年ではグループIT 基盤の刷新を推し進めてきたほか、業務の自動化・効率化やAIの活用、データドリブン経営の実現にも力を注いでいる。

　DX推進部では守りのITの施策として、セキュリティ対策の一環でメールの誤送信対策を講じてきた。ただ、同対策に使用してきたサービスの契約更新をタイミングに、新しいサービス導入も検討した。

　メールの誤送信対策として以前使用していたサービスは、メールに添付したファイルをURLに変換し、受信者に当該ファイルのダウンロード用URL付きPDFを送るという、仕様のプロダクトで、受信する側の利便性が高いとは言えなかった。そこでサービス契約が切れるのを機に、使い勝手が良く、かつメール誤送信の防止など、脱PPAP以外のセキュリティ施策も併せて強化できるようなサービスを探した。

グループ従業員1万人のメール誤送信対策・脱PPAPを「PlayBackMail Online」で実現

　脱PPAP用のサービスを探す中、DX推進部が採用したのがSCSKグループが提供するメール誤送信防止サービス「PlayBackMail Online」だ。PlayBackMail Onlineは脱PPAPとして、添付ファイルをメールから分離しクラウドストレージから別途ダウンロードできる「添付ファイルダウンロード機能」やMicrosoft 365の認証基盤であるMicrosoft Entra IDと連携する「シングルサインオン機能」も備えている。

　本プロダクトを採用した理由は、三菱地所グループでは、Microsoft 365を標準的に使用しており、導入するサービスにはMicrosoft 365との連携が可能であることを求めた。また、安全性だけではなく、使い勝手に優れ、メールを受信する取引先やお客様が戸惑うことなく確実に添付ファイルにアクセスできる仕組みを提供していることやコストパフォーマンスに優れていることも条件だった。それらの要件を満たすサービスとして、SCSKから提案を受けたのがPlayBackMail Onlineである。SCSKにはMicrosoft 365の企画構想フェーズからグループ各社への導入・展開を全面的に支援してもらい信頼を寄せていたこともあり、PlayBackMail Onlineの採用を決定した。

　DX推進部では2024年4月にPlayBackMail Onlineの導入プロジェクトを始動させ、2024年9月に三菱地所の本社とMicrosoft 365を使うグループ25社の従業員約1万人への展開が完了した。もっとも、このプロジェクトがすべて順調に進んだわけではない。

　PlayBackMail Onlineはシンプルで直感的に操作ができるユーザーインタフェース（UI）と受信者への通知メール文面の柔軟なカスタマイズも可能であることから、SCSKには要件定義の段階で我々の要求をしっかりと取り込んでもらい、使い勝手の良いUIが実現された。サービスの導入も当初は順調だったが、トライアルから本番運用へと切り替え、三菱地所やグループ各社への展開を図り始めたころトラブルが発生したこともあり、エンドユーザー数のスケールアップする回数も当初計画の4回から5回へ増やして対応をした。

　では、このトラブルをどう乗り越えたのか。トラブルに対処すべくSCSKと連日ミーティングを持ち、SCSKにはスケーリングのスケジュールやプロダクトの仕様を細かく調整してもらった。1万人規模のメール環境にPlayBackMail Onlineのようなサービスを適用するのは、大変なことであり、それにしっかりと対応できたのは、SCSKならではの成果といえるのではないだろうか。

　また、PlayBackMail Onlineについてはトラブルもあったが、SCSKによる柔軟な対応と同プロダクトを扱ううえでのノウハウの獲得により、本番運用後の2024年9月からはほとんどトラブルが起きなくなった。SCSKの支援により最終的には満足のゆく結果が得られた。

　さらに、PlayBackMail Onlineを使用している三菱地所とグループ会社では、毎月約100万通もの対外メールを出しており、そのビジネス活動を支えるメール関連のサービスは、エンドユーザーから見て“動いていて当たり前”のプロダクトである。そのため、PlayBackMail Onlineの稼働が安定し、メール誤送信防止の対策や脱PPAPをしっかりと実現できた意義は大きく、三菱地所グループにとって大きな成果であるととらえている。

切替後の構成

展開先をさらに広げ、エンドユーザー数を1万7,000人に拡大へ

　三菱地所のグループ会社の中にはMicrosoft 365を導入していない会社もあり、今後もMicrosoft 365とPlayBackMail Onlineの導入・展開を計画している。これにより、PlayBackMail Onlineを使うエンドユーザーの数はおよそ1万7,000人に増える見込みである。

　そうした計画を踏まえながら、今後の抱負としては、Microsoft 365はこれからも進化を続けるため、SCSKには、メール関連以外の分野も含めて先進的なさまざまな提案をいただきたいと願っている。また、SCSKは企業のDX を推進する事業を拡大されており、強いパートナー関係を築き、新しいことにチャレンジできればと考えている。